Datenschutzhinweise

für Online-Meetings und Telefon-/Videokonferenzen

Wir möchten Sie nachfolgend gemäß den Vorgaben der Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Videotelefoniesoftware via Google Meet und Zoom informieren.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist ErfolgsKITA UG (haftungsbeschränkt), vertreten durch Nicole Hoffmann, Burgunderstraße 22, 77770 Durbach. Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie über datenschutz@erfolgskita.de bzw. postalisch über Datenschutzbeauftragte, ErfolgsKITA UG (haftungsbeschränkt), Burgunderstraße 22, 77770 Durbach.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen die Tools „Google Meet“ und „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend bezeichnet als „Online-Meetings“). 

Diese Tools bieten zudem die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen, Gespräche aufzuzeichnen, Chatinhalte abzuspeichern und je nach genutzter Version auch Gesprächsinhalte zu transkribieren und mittels künstlicher Intelligenz zu einem Gesprächsprotokoll zusammenfassen zu lassen.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings ist Art. 6 Abs. 1b DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Stehen weder ein Vertrag noch vorvertragliche Maßnahmen im Raum, noch haben Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung zu dieser Datenverarbeitung erteilt, so ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (siehe Abschnitt Rechte als Betroffener). Sofern die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erfolgt und die Verarbeitung erforderlich und gesetzlich zulässig ist, beruht die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1c DSGVO. Darüber hinaus kann es unter begründeten Umständen auch sein, dass die Verarbeitung ggf. auf Art. 6 Abs. 1f DSGVO (berechtigtes Interesse) gestützt wird.

Erforderlichkeit der Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten von Ihnen, erfolgt primär freiwillig auch für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Wir können eine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen jedoch nur treffen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Zur Begründung, Erfüllung oder Durchführung der Geschäftsbeziehung sowie für vorvertragliche Maßnahmen nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren bzw. Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben. Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Löschung von Daten

Wir löschen die von uns erfassten Daten, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Sie Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt und keine anderen, vorrangigen Gründe gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen wie z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten dagegensprechen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Wir setzen folgende Tools ein:

Google Meet

(nachfolgend bezeichnet als „Google Meet“)

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Google Meet“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend bezeichnet als „Online-Meetings“).

Das Tool bietet zudem – je nach Konfiguration und genutzter Version/Edition – die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen, Gespräche aufzuzeichnen, Chatinhalte abzuspeichern und ggf. weitere Funktionen zur Dokumentation von Meeting-Inhalten zu nutzen.

Google Meet ist ein Service der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden Google Meet, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir ein Online-Meeting aufzeichnen möchten, werden wir Ihnen das vor Beginn der Aufzeichnung transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in Google Meet angezeigt bzw. durch einen Hinweis kenntlich gemacht.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Zudem hat Meet künstliche Intelligenz im Einsatz, welche es je nach Einstellung und Version ermöglicht Videotelefonate zu transkribieren und die wichtigsten Inhalte im Sinne eines Gesprächsprotokolls zusammenzufassen. Wenn wir die Gesprächsinhalte transkribieren lassen, werden wir Ihnen das vorher transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. 

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Google Meet werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen sowie welche Funktionen wir im konkreten Meeting einsetzen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Profil- und Teilnehmerinformationen: z. B. Name/Anzeigename, ggf. E-Mail-Adresse (insbesondere bei Einladungen), Profilbild (falls hinterlegt) sowie Meeting-spezifische Teilnehmerinformationen (z. B. Rolle als Teilnehmer/Moderator).
• Geräte- und Verbindungsdaten: z. B. IP-Adresse, Informationen zu Gerät/Browser/Client, Betriebssystem, technische Kennungen sowie weitere Diagnosedaten, die für Aufbau/Stabilität der Verbindung erforderlich sind.
• Meeting-Inhalte: Audio-, Video- und ggf. Chatinhalte, geteilte Bildschirminhalte/Präsentationen sowie ggf. Dateien/Notizen, soweit diese im Meeting genutzt werden.
• Meeting-Metadaten: z. B. Datum/Zeit, Dauer, Teilnehmerliste, Meeting-ID/Einwahlinformationen, sowie Nutzungs-/Interaktionsdaten (z. B. Beitritt/Verlassen, Aktivierung von Kamera/Mikrofon, Bildschirmfreigabe).

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Google erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Google vorgesehen ist. Google stellt hierfür im Rahmen von Google Workspace/Cloud Identity entsprechende Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsbedingungen (Cloud Data Processing Addendum) bereit. 

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind.

Ort der Datenverarbeitung

Google Meet wird im Rahmen der Google-Dienste erbracht. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten kann dabei auch in Drittländern (z. B. USA) stattfinden.

Um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten, wurden mit Google, ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Zudem ist Google nach dem EU-US-Data Privacy Framework, einem Übereinkommen zwischen den USA und der Europäischen Union, aktiv zertifiziert (https://www.dataprivacyframework.gov/list). Das Übereinkommen soll sicherstellen, dass die europäischen Datenschutzstandards bei der Verarbeitung eingehalten werden. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung auf der Seite von Zoom, können der Datenschutzerklärung von https://policies.google.com/privacy und hier https://policies.google.com/privacy/frameworks entnommen werden.

Zoom

(nachfolgend bezeichnet als „Zoom“)

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen durchzuführen (nachfolgend bezeichnet als „Online-Meetings“). 

Das Tool bietet zudem die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen, Gespräche aufzuzeichnen, Chatinhalte abzuspeichern und je nach genutzter Version auch Gesprächsinhalte zu transkribieren und mittels künstlicher Intelligenz zu einem Gesprächsprotokoll zusammenfassen zu lassen.

Zoom ist ein Service der Zoom Communications Inc., San Jose, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA. 

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden Zoom, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir ein Online-Meeting aufzeichnen möchten, werden wir Ihnen das vor Beginn der Aufzeichnung transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in Zoom angezeigt und ein Hinweis seitens Zooms erfolgt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Zudem hat Zoom künstliche Intelligenz im Einsatz, welche es je nach Einstellung und Version ermöglicht Videotelefonate zu transkribieren und die wichtigsten Inhalte im Sinne eines Gesprächsprotokolls zusammenzufassen. Wenn wir die Gesprächsinhalte transkribieren lassen, werden wir Ihnen das vorher transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. 

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Profil- und Teilnehmerinformationen: Informationen, die von einem Teilnehmer, der einem Meeting beitritt, zur Verfügung gestellt werden, z. B. Name, Anzeigename, Bild, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Berufsinformationen, angegebener Standort, Benutzer-ID oder andere Informationen, die vom Benutzer und/oder dessen Kontoinhaber bereitgestellt werden. Zudem, ob der Teilnehmer über eine eigene Lizenz verfügt. 

• Geräteinformationen: Informationen über die Computer, Telefone und andere Geräte, die bei der Interaktion mit Zoom Produkten und Dienstleistungen verwendet werden, wie z. B. Informationen über Lautsprecher, Mikrofon, Kamera, Version des Betriebssystems, Festplatten-ID, PC-Name, MAC-Adresse, IP-Adresse (die verwendet werden kann, um allgemein auf den Standort auf Stadt- oder Länderebene zu schließen), Geräteattribute (wie Version des Betriebssystems und Akkustand), WLAN-Informationen und andere Geräteinformationen (wie Bluetooth-Signale).

• Inhalt und Kontext aus Meetings, Webinaren, Messaging und anderen Funktionen für kollaboratives Arbeiten: Inhalte, die in Meetings, Webinaren oder Nachrichten generiert werden, die in Zoom Produkten und Dienstleistungen gehostet werden („Kundeninhalte“), darunter Audio, Video, Meeting-Nachrichten, Whiteboards innerhalb und außerhalb von Meetings, Chatinhalte, Transkriptionen, Transkriptbearbeitungen und -empfehlungen, Antworten auf vom Kontoinhaber/Host gesponsorte Feedback-Anfragen nach Meetings oder Webinaren, Antworten auf Abstimmungen und Fragen und Antworten, Dateien sowie zugehöriger Kontext, wie z. B. Einladungsdetails, Name des Meetings oder des Chats oder Tagesordnung des Meetings. Je nach Einstellungen des Kontoinhabers, dem, was wir freigegeben haben, unsere Einstellungen und was wir in den Zoom Produkten und Dienstleistungen machen, können die Inhalte Stimme und Bild beinhalten. 

• Informationen zur Nutzung von Meetings, Webinaren, Chat, Funktionen zum kollaborativen Arbeiten sowie der Website: Informationen darüber, wie Personen und deren Geräte mit Zoom Produkten und Dienstleistungen interagieren, wie z. B.: wann Teilnehmer einem Meeting beitreten und es verlassen; ob Teilnehmer Nachrichten versendet haben und mit wem sie Nachrichten austauschen; Leistungsdaten; Mausbewegungen, Klicks oder Aktionen (wie Stummschaltung/Aufhebung der Stummschaltung oder Video ein/aus), verwendete Funktionen (wie Bildschirmfreigabe, Emojis oder Filter) und andere Nutzungsinformationen und -kennzahlen. 

• Inhalte aus Integrationen von Drittanbietern: Wir als Benutzer können über die Zoom-Anwendung auf E-Mail- und Kalenderdienste von Drittanbietern zugreifen, wenn wir diese integriere. Zoom hat hierauf teilweise Zugriff.

Weitere Informationen, welche Daten Zoom alles von Ihnen verarbeitet, finden Sie hier: https://explore.zoom.us/de/privacy/. 

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

• Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Staatsanwaltschaft, Polizei, Aufsichtsbehörden, Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
• Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung oder -erfüllung unmittelbar erforderlich ist, wie z. B. Wirtschaftsauskunfteien.

Ort der Datenverarbeitung

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. 

Um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten, wurden mit Zoom, ein Auftragsverarbeitungsvertrag sowie zusätzlich als weiterführende Garantie sog. EU-Standardvertragsklauseln vereinbart. Zudem ist Zoom nach dem EU-US-Data Privacy Framework, einem Übereinkommen zwischen den USA und der Europäischen Union, aktiv zertifiziert (https://www.dataprivacyframework.gov/list). Das Übereinkommen soll sicherstellen, dass die europäischen Datenschutzstandards bei der Verarbeitung eingehalten werden. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung auf der Seite von Zoom, können der Datenschutzerklärung von Zoom (https://explore.zoom.us/de/privacy/) entnommen werden.

Andernfalls findet eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder an eine internationale Organisation nur statt, soweit dies zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, die Weitergabe gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.